Traitements et salaires - Justification des frais réels
L'obligation de justifier les frais déduits constitue l'inconvénient majeur de ce système et le rend, de ce fait, contraignant.
Les salariés qui demandent la déduction des frais réels doivent être en mesure de justifier par tous moyens (factures, quittances, attestations ...) la réalité, le caractère professionnel, ainsi que le montant de la dépense.
Même si les salariés ne sont pas obligés de tenir au jour le jour une comptabilité complète de leurs dépenses professionnelles, ils doivent tout de même conserver tous les justificatifs requis afin de les présenter à la demande de l'administration fiscale.
Toutefois, lorsque la justification précise des frais est pratiquement impossible à établir, leur déduction est admise lorsque le caractère professionnel de ces frais n'est pas contestable et dans la mesure où ils sont en rapport avec la nature et l'importance des opérations effectuées et des obligations professionnelles du salarié.
Les justifications doivent être d'autant plus précises que le montant des dépenses dont la déduction est demandée présente un caractère exceptionnel. Il en est ainsi lorsque ce montant paraît disproportionné eu égard à la nature et à l'importance de l'activité exercée, aux obligations professionnelles ou au niveau de la rémunération perçue.
D'une manière générale, le salarié ne peut pas se borner à produire un état sommaire de ses frais ou un calcul forfaitaire et théorique de ceux-ci, non assorti, au moins partiellement, de documents justificatifs.
Dans certains cas particuliers, le fisc admet que les frais réels soient évalués de façon forfaitaire. C'est le cas pour :
l'évaluation des frais kilométriques des voitures et des deux-roues,
certains frais engagés par les VRP,
certains frais engagés par les artistes.
Déclaration n° 2042
Les contribuables optant pour la déduction doivent fournir, dans le cadre "Renseignements complémentaires" ou sur une note jointe, la liste détaillée de leurs frais réels. En revanche, les justificatifs de ces frais ne doivent pas être joints à la déclaration, mais être conservés durant 3 ans afin de pouvoir les présenter à l'administration fiscale sur demande de sa part.